Die E-Rechnung kommt
Erfahrung
E-Rechnung – msuBerlin unterstützt Sie bei der E-Rechnung
Die E-Rechnung ist sei dem Jahr 2025 gesetzlich vorgeschrieben. In dieser Information erfährst Du, was Du über E-Rechnungen für den Mac & PC wissen musst und wie msuBerlin Dich unterstützt
Der eine oder andere denkt sich vielleicht, meine Rechnungen verschicke ich ja schon ewig als PDF. PDFs sind auch elektronische Rechnungen, aber bei den E-Rechnungen handelt es sich um ein neues elektronisches Format nach der EU Norm 16931.
Umfassende Informationen zur E-Rechnung und wie die Software Dir hilft, findest Du in Deinem ‚Programmhandbuch' und im ‚Leitfaden E-Rechnung‘.
Das Wichtigste für Dich sind aber zunächst drei Fristen und drei Ausnahmen.
Sie haben eine Frage zur E-Rechnung für den Mac & PC?
Ab wann muss ich denn wie viel E-Rechnung können?
Seit dem 1. Januar 2025 musst Du E-Rechnungen unbedingt empfangen und sicher speichern. Aber auch wenn es oft falsch behauptet wird, Du musst NICHT immer ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen selber stellen.
Wenn Du also E-Mails lesen kannst und die Belege in der msuSoftware sicher ablegst, ist das Thema E-Rechnung ab Januar 2025 erstmal erledigt.
Du kannst weiterhin Deine Rechnungen wie gewohnt ausstellen und per Post oder Mail verschicken.
Die Zustimmung des Rechnungsempfängers für den Versand mit E-Mail ist, wie bisher auch, erforderlich.
Allerdings musst Du E-Rechnungen mindestens 8 Jahre speichern und auf Verlangen dem Finanzamt zeitnah vorlegen.
Um eine E-Rechnung auch nach vielen Jahren problemlos wiederzufinden, empfehlen wir daher unseren Anwendern,
die E-Rechnungen
in der msuDokumentenablage, z.B. in der Chronik der Firmen ihrer msuSoftware, zu speichern.
Mehr erfahren →
Zu empfangen und zu speichern gilt in der Übergangsphase 1 für die Jahre 2025 und 2026.
D.h. ab dem 1. Januar 2027 wird es ernst und Du musst E-Rechnungen auch verschicken.
Es sei denn, Du machst als kleines Unternehmen unter 800.000 € Umsatz. Dann gilt für Dich die Übergangsphase 2 für die Jahre 2025, 2026 und 2027. Du musst also erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen verschicken.
Auch wenn Du ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und 8 Jahre speichern musst, hast Du noch eine Menge Zeit, bis Du E-Rechnungen schreiben musst.
Aber wegen der Empfangsverpflichtung und der Aufbewahrungsfrist besteht dringender Handlungsbedarf.
Muss ich nach der Übergangsphase immer E-Rechnung ausstellen oder gibt es Ausnahmen?
Nein, Du musst auch nach der Übergangsphase nicht immer E-Rechnungen ausstellen, denn es gibt 3 Ausnahmen.
E-Rechnungen sind nur im B2B-Verkehr (zwischen Firmenkunden) vorgeschrieben. Die erste Ausnahme sind Rechnungen an private Endkunden, diese kannst Du weiterhin ganz normal ausstellen.
Die zweite Ausnahme sind Kleinbetrags-Rechnungen unter 250 €. Auch hier kannst Du Rechnungen weiterhin ganz normal an Firmenkunden ausstellen.
Und die dritte Ausnahme sind Fahrausweise. Das heißt, wenn Du Fahrausweise ausstellst, kannst Du diese auch in Zukunft weiterhin ganz normal ausstellen.
Wie unterstützt mich msuBerlin bei E-Rechnungen?
Eine E-Rechnung am Mac & PC ist eine XML-Datei nach der EU Norm 16931 und kein PDF, wie Du es bisher gewohnt bist.
XML Dateien verwenden Buchstaben und sind daher ‘lesbar’, z.B. mit einer Textverarbeitung wie Pages oder Word.
Allerdings sind diese XML-Dateien speziell für die Auswertung durch Computer insbesondere das Finanzamt aufgebaut und daher nicht so einfach und übersichtlich, wie Du es von einer Rechnungssoftware wie msuFAKT! gewohnt bist.
Diese XML-Datei darf auch in ein spezielles PDF/A-3 im A3-Format integriert werden. Das hat aber nichts mit dem Din-A3 Papierformat zu tun. Es handelt sich hierbei um besondere, schreibgeschützte PDFs.
In einem PDF/A-3 ist allerdings dem Betrug leider Tür und Tor geöffnet, denn in dem XML-Teil können andere Daten stehen (Mengen, Beträge, Steuern), als Du im PDF siehst.
Darum gilt auch immer das, was im XML steht und nicht, was Du im PDF siehst. Mit E-Rechnungen ist daher IMMER eine zusätzliche Kontrolle der XML-Datei notwendig. Das erleichtert nicht Dein Leben, sondern schafft einfach nur zusätzlich Arbeit.
Von größter Bedeutung dabei ist, dass Du ab Januar 2025 XML-Rechnungen und den XML-Teil in den E-Rechnungen auch einfach lesen, kontrollieren und danach im Dokumentenarchiv speichern kannst.
Dazu wurde die App ‚msu-E-Rechnung' zum Lesen der E-Rechnung entwickelt.
Die App ist im App Store für Anwender der Version 2025 verfügbar.
Neu in der Version 1.1 ist sind Drucken und Speichern.
Die App ist verfügbar für iOS Handys und Tabletts. Sie ist für msuAnwender kostenfrei und wird es später auch für MacOS, Android und Windows geben.
Sollte ich denn schon vor 2027 E-Rechnungen schreiben?
Wie bereits erwähnt, hast Du mit E-Rechnungen mehr Arbeit, damit das Finanzamt automatisch überwachen kann, ob Du UND Dein Kunde Umsätze und USt. korrekt ausgewiesen haben.
Vertiefende Informationen zum korrekten Buchen fehlen jedoch (z.B. ist ein Anlagegut) oder stehen nur informell (also vom Computer NICHT eindeutig lesbar) in einem der Bemerkungsfelder.
Versuchst Du also E-Rechnungen automatisch in die Buchhaltung zu übernehmen, ist auch hierbei eine zusätzliche Kontrolle und Korrektur notwendig.
Wie sicher sind E-Rechnungen?
Sicherheitsexperten schlagen bei E-Rechnunge Alarm, denn eine XML-Datei kann unsichtbaren ausführbaren Code (Virus) oder einen unsichtbaren Link auf eine Webseite enthalten.
Einem PDF/A-3 können neben der E-Rechnung auch weitere XML-Dateien angehängt sein, die einen Virus enthalten. Diese unlöschbaren XML-Dateien sind für das Auge unsichtbar.
Leider können wir uns dem gesetzlichen Zwang, E-Rechnungen zu empfangen und zu lesen, nicht entziehen. Darum ist besondere Vorsicht geboten.
Zusammenfassung
E-Rechnungen helfen dem Finanzamt, Dich besser zu überwachen.
Seit dem 1. Januar 2025 musst Du daher E-Rechnungen mit dem Mac und dem PC empfangen. Diese musst Du für mindestens 8 Jahre speichern. Das kannst Du z.B. in der Firmen-Chronik Deiner msuSoftware.
Ihr Christian Sander
(Geschäftsführer msuBerlin)
